Các nhà điều hành làm việc bằng tư duy, không phải bằng cơ bắp. Họ chính là lực lượng nòng cốt trong đội ngũ lao động trí thức, đảm nhiệm vai trò then chốt và khó khăn nhất: chuyển hóa tri thức thành hành động cụ thể.

Công việc tri thức và quản lý thời gian

Hầu hết các nhà điều hành, bất kể làm việc trong loại hình tổ chức nào, đều gặp vấn đề với thời gian. Ở đây, tôi chỉ đề cập đến một khía cạnh: Dù làm việc bao lâu hay chăm chỉ đến đâu, điều họ than phiền nhiều nhất vẫn là không có đủ thời gian. Nhưng làm nhiều hơn, chăm chỉ hơn không phải là giải pháp. Giải pháp nằm ở nguyên tắc tập trung, và với công việc tri thức, đó là con đường duy nhất để đạt hiệu quả. Đừng để mình sa lầy!

Lý do cho điều này rất đơn giản nhưng lại dễ bị bỏ qua: Thời gian mà các nhà quản lý nói đến chỉ là “thời gian của họ”. Trên thực tế, phần lớn thời gian bị chi phối bởi người khác. 70 đến 80% thời gian của một nhà quản lý không thực sự thuộc về họ, mà dành cho khách hàng, cấp trên, hội đồng quản trị, đồng nghiệp, nhân viên, ngoài ra còn dành cho truyền thông. Chỉ còn một tỷ lệ nhỏ, khoảng 20 đến 30%, là phần mà họ thực sự có thể tự chủ, cân nhắc và sử dụng theo mục tiêu công việc của mình.

Trong 20 đến 30% quỹ thời gian còn lại, tuy các nhà quản lý có quyền tự quyết làm gì với thời gian đó nhưng họ cũng khó làm được nhiều việc, kể cả khi làm việc tới 18 tiếng mỗi ngày, nghe có vẻ khả thi nhưng gần như lại quá sức. Vì vậy, họ buộc phải tập trung vào một vài ưu tiên quan trọng, và chấp nhận bỏ qua nhiều việc cũng rất đáng làm. Điều này không dễ chút nào vì đòi hỏi sự quyết đoán và chấp nhận rủi ro. Với câu hỏi “nên tập trung vào điều gì?”, bạn chắc chắn sẽ mắc sai lầm. Dẫu vậy, nếu muốn đạt kết quả thực sự, bạn phải đủ can đảm để đặt ra ưu tiên.

Bạn chỉ có hai lựa chọn: Hoặc để lại hàng loạt việc dang dở và đạt được kết quả đáng kể ở một vài lĩnh vực, hoặc không đi đến đâu cả.

Vấn đề về năng suất: Tôi cần tối thiểu bao nhiêu thời gian…?

Một ví dụ khác cho thấy nguyên lý tập trung cần được áp dụng như thế nào chính là để gia tăng năng suất. Đây có lẽ là vấn đề quan trọng nhất. Để hiểu điều này, cần phân biệt giữa năng suất của lao động chân tay và lao động trí óc. Năng suất của lao động chân tay, hay lao động công nghiệp, đã được cải thiện một cách ngoạn mục, khoảng 2–3% mỗi năm kể từ đầu thế kỷ 20, bắt đầu từ công trình của F. W. Taylor. Vào thời điểm đó, không ai có thể tưởng tượng được điều này khi khởi đầu nghiên cứu về năng suất. Thành công này, về cốt lõi, đến từ một câu hỏi: “Một công việc có thể mất tối đa bao nhiêu thời gian?” Đây chính là câu hỏi trung tâm của mọi phương pháp cải tiến năng suất trong công nghiệp, với trọng tâm đặt vào cụm từ “tối đa”.

Thách thức mới hiện nay chính là năng suất của người lao động trí óc, những người mà vốn liếng của họ không phải là kỹ năng tay nghề, mà là tri thức. Họ là nhóm phát triển nhanh nhất và chẳng mấy chốc sẽ trở thành lực lượng chủ đạo, hoặc ít nhất là nhóm đơn lẻ lớn nhất ở các quốc gia phát triển.

Họ thường hoài nghi về quản lý, nhưng chính quản lý, và chỉ có quản lý, mới giúp họ nâng cao năng suất gấp nhiều lần. Tuy nhiên, để làm được điều đó, họ sẽ không thể tiếp tục sử dụng câu hỏi cũ, mà phải chuyển sang một câu hỏi hoàn toàn khác: Tôi cần tối thiểu bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc này? Điểm nhấn ở đây là “tối thiểu”, là thời gian tối thiểu cần thiết để tạo ra kết quả, không phải là tối đa.

Khoảng thời gian dài không bị gián đoạn – để chống lại sự phân mảnh

Chúng ta hiện vẫn chưa hiểu rõ về năng suất của người lao động trí óc mà mới chỉ bắt đầu nhận ra tầm quan trọng của nó. Điều này không phải là vấn đề đối với người lao động công nghiệp, đơn giản vì tổ chức công việc của họ gần như không cho phép xảy ra gián đoạn. Dù là ở dây chuyền hay làm việc theo nhóm tự quản, người lao động công nghiệp thường không bị làm phiền trong quá trình làm việc. Và tôi cũng chưa từng nghe nói đến việc một bác sĩ phẫu thuật tim dừng ca mổ để đi họp. Nhưng với người lao động trí óc, đặc biệt là giới quản lý, gián đoạn lại là điều bình thường chứ không phải ngoại lệ.

Điều đó có nghĩa là gì? Năm giờ đồng hồ là 300 phút. Nhưng năm giờ làm việc tập trung và không bị gián đoạn hoàn toàn khác với việc làm việc 10 phút mỗi ngày trong suốt một tháng. Trong cả hai trường hợp, tổng thời gian đều là 300 phút. Tuy nhiên, cách thứ nhất rất có thể sẽ dẫn đến thành công, còn cách thứ hai thì ngược lại. Cùng một lượng thời gian, nhưng kết quả hoàn toàn khác biệt. Điều quan trọng rút ra là: Để công việc trí óc đạt hiệu quả, cần có những khoảng thời gian liền mạch, những khoảng thời gian dành cho sự tập trung và không bị gián đoạn.

Ba ví dụ trên tuy rất khác nhau nhưng cũng đủ để minh họa tính thiết thực của nguyên tắc tập trung vào một số ít vấn đề then chốt. Chúng cho thấy nguyên tắc này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và tầm quan trọng của nó ra sao. Tập trung là một trong những yếu tố quan trọng nhất dẫn đến kết quả và thành công. Đây cũng là nguyên tắc cốt lõi giúp đối phó với tình trạng quá tải và áp lực ngày càng gia tăng. Và về lâu dài, đó là con đường duy nhất giúp kiểm soát yếu tố luôn nằm đầu danh sách lo ngại của các nhà quản lý: căng thẳng, cùng những hệ lụy như trầm cảm và kiệt sức.

Tập trung không có nghĩa là “làm việc liên tục” hay “chỉ biết làm việc và không gì khác” như nhiều người vẫn hiểu sai. Tập trung có nghĩa là: Khi bạn làm việc, thì làm việc một cách hiệu quả, không bị xao nhãng, không bị gián đoạn, toàn tâm toàn ý cho một việc duy nhất.

Nguyên lý tập trung được phổ biến ở khắp mọi nơi. Ở bất cứ nơi nào có kết quả, người ta cũng sẽ thấy sự tập trung, đặc biệt là ở những công việc tri thức. Nguyên lý này không chỉ áp dụng cho cá nhân, mà còn cho tổ chức. Nguyên nhân thất bại không nằm ở sự thiếu nỗ lực hay cam kết, mà là do sự phân tán nguồn lực. Khi nguồn lực chính là tri thức, thì tập trung chính là con đường dẫn đến thành công.

Viện Nghiên cứu Phát triển Lãnh đạo Chiến lược biên dịch từ Malik Letter, số 28 tháng 7.2025

Tham khảo các cuốn sách thuộc Bộ sách Thực hành Quản lý hiệu quả của GS. Fredmund Malik

👉🏻 Quản lý: Những điều cốt lõi

👉🏻 Đi trong thế giới mơ hồ: Cần phải quản lý, quản trị và lãnh đạo tổ chức như thế nào?

👉🏻 Chiến lược: Định hướng trong một Thế giới Mới phức hợp

👉🏻 Chính sách và Quản trị Công ty hiện đại: Để các tổ chức tự điều chỉnh và thích ứng

💪🏻 Đặt sách chính hãng qua fanpage SLEADER hoặc TIKI: https://tiki.vn/cua-hang/sleader